PENGERTIAN TUGAS DAN FUNGSI PENGURUS DALAM ACARA

I. PENGERTIAN TUGAS
Tugas adalah pekerjaan yang tanggungjawab seseorang. Pekerjaan yang dibebankan, sesuatu yang wajib dilakukan atau ditentukan untuk perintah agar melakukan sesuatu dalam jabatan tertentu.
Adanya suatu pekerjaan merupakan kegiatan yang telah direncanakan dalam sebuah organisasi. Tanpa organisasi tidak mungkin seseorang dapat pekerjaan.Pekerjaan yang dimaksud adalah disini adalah tugas yang diberikan atasan kepada bawahan sebagai tanggungjawab suatu jabatan/ bidang dalam organisasi.
Dengan demikian, dapat menarik kesimpulan bahwa tugas adalah pekerjaan seseorang dalam organisasi atas pemberian dalam jabatan. Sehingga dalam melakukan tugasnya, seseorang perlu memahami tugas dan fungsi kerja dalam jabatan tersebut.
Selain itu dalam melakukan tugas sebagai tanggungjawab dalam jabatan organisasi. Anda perlu kerja sama dengan bidang – bidang (seksi - seksi) lain. Dalam melakukan tugas, setiap bidang dalam organisasi memiliki garis koordinasi dan kerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan bersama.

 II. PENGERTIAN FUNGSI KERJA
Fungsi kerja adalah melakukan pekerjaan sesuai dengan jabatannya. Setiap jabatan dalam organisasi panitia mempunyai fungsi kerja yang berbeda, sesuai dengan bidangnya. Namun dapat diketahui bahwa dalam organisasi perlu ada kerja sama. Kerja sama ini dilakukan secara langsung maupun tidak langsung.
Fungsi menunjukkan makna dari pekerjaan yang telah dan akan dilakukan.Dalam organisasi fungsi kerja benar – benar sangat diperlukan. Hal ini sangat mempengaruhi keberhasilan dalam suatu kegiatan atau tujuan organisasi.
Misalnya, Panitia Perayaan ANNIVERSARY ARVC dan panitia dalam bentuk lain. Langkah awal untuk mengsukseskan kegiatan ANNIVERSARY ARVC ini, adalah seseorang yang terlibat dalam kegiatan kepanitian perlu memahami makna kegiatan kepanitiaan yang sebenarnya. Kemudian setiap yang terpilih sebagai pengurus inti “PANITIA” dalam kegiatan ini perlu memahami tugas dan fungsi kerja kepanitian dari ketua sampai seksi-seksi.

 III. PENANGGUNGJAWAB ( KETUA UMUM).
Fungsi dan Tugas kerja Penanggungjawab adalah sebagai berikut :
1. Memberikan saran, kritik, serta ide – ide kepada Panitia
2. Memberikan bantuan kepada secara moril maupun meteril kepada Panitia dan seksi-seksi
3. Mencari solusi serta menyelesaikan bila terjadi permasalahan
4. Bertanggungjawab atas kegiatan yang dilaksanakan
IV. STTERING COMMITE (SC).
Fungsi dan Tugas kerja penasehat adalah sebagai berikut :
1. Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran Badan Pengurus Harian Panitia, rencana usaha dana, dan rencana pelaksanaan kegiatan, bila dianggap perlu.
2. Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia, misalnya kinerja panitia dan seksi - seksi.
3. Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada  Seksi kepanitiaan
4. Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan

 V. ORGANISING COMMITTEE (OC)
1. KETUA PANITIA
Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :
a. Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah Merencanakan /perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/ pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol, (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat.
b. Melakukan negosiasi dengan PEMDA sebagai pelindung, terutama mengenai kelancaran acra
c. Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi
d. Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.
e. Memberikan teguran kepada seksi – seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas
f. Memberikan laporan kegiatan dari kordinator – kordinator seksi
g. Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua
h. Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan
i. Memberikan surat perintah kerja/ mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas

 2. WAKIL KETUA PANITIA
Fungsi dan Tugas kerja wakil ketua adalah sebagai berikut :
a. Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan
b. Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusan
c. Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.
d. Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebut
e. Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.

 3. SEKRETARIS
Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :
a. Membuat surat undangan rapat
b. Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
c. Mencatat hasil – hasil keputusan rapat ARVC dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik dan saran
d. Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi
e. Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatan
f. arsip surat masuk atau keluar
g. Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar
h. Menyimpan peralatan sekretaris (stempel, bantal, dll) di ruang sekretariatan
i. Menata dan menyimpan file – file / data pada kotak atau lemari atau computer dll.

 4. WAKIL SEKERTARIS
Fungsi dan Tugas kerja Wakil Sekrtaris Bendahara adalah sebagai berikut :
a. Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.
b. Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.
c. Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.

 5. BENDAHARA
Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :
a. Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
b. Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana
c. Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut
d. Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana
e. Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota
f. Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota

 6. WAKIL BENDAHARA
Fungsi dan Tugas kerja Wakil Bendahara adalah sebagai berikut :
a. Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaan
b. Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.
c. Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana kepanitiaan.
d. Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.

VI. SEKSI – SEKSI
1. SEKSI USAHA DANA
Fungsi dan Tugas kerja Seksi Dana adalah sebagai berikut :
a. Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarela
b. Mencari alamat donator yang sering membantu
c. Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber – sumber yang bisa mendapatkan dana
d. Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan simpatisan
e. Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan suka rela misalnya berjualan saat kegiatan
f. Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap bulan
g. Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uang
h. Meminta saran, masukkan dari dewan penasehat atau panitia inti bila terjadi kendala atau masalah.

 2. SEKSI ACARA
Fungsi dan Tugas kerja seksi acara adalah sebagai berikut :
a. Menyusun rencana kegiatan
b. Mengatur, memimpin semua kegiatan
c. Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan berlangsung misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers, pemain musik dll
d. Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing – masing anggota saat acara.
e. Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya menghubungi pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi humas, dekorasi, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan.
f. Mengkoordinasi dengan seksi – seksi keamanan agar acara berlalsung dengan aman

 3. SEKSI KEROHANIAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi Kerohanian adalah sebagai berikut :
a. Memimpin doa sebelum dan sesudah rapat atau kegiatan lainnya
b. Mencari pastor atau sebutan lain, untuk menyampaikan firman TUHAN pada saat kegiatan misalnya saat perayaan Misa Diesnatalis dan saat Misa Pembukaan/penutupan.

 4. SEKSI HUMAS
Fungsi dan Tugas kerja seksi Humas adalah sebagai berikut :
a. Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan
b. Mencari sumber dana dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama
c. Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan dan tempat acara.
d. Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal – hal informasi yang ingin disampaikan kepada public
e. Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukan
f. Mencari atau mensurvei tempat – tempat diadakannya kegiatan

 5. SEKSI PERLENGKAPAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi perlengkapan adalah sebagai berikut :
a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha dana
b. Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi
c. Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada paniti atau ketua
d. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman
e. Menjaga semua peralatan milik ARVC dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan

 6. SEKSI KONSUMSI
Fungsi dan Tugas kerja seksi konsumsi adalah sebagai berikut :
a. Meyediakan Makanan Ringan = SNEC, Berat = NASI dan Minuman pada saat kegiatan berlangsung.

 8. SEKSI KEAMANAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi keamanan adalah sebagai berikut :
a. Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan mengamankan fasilitas kesekretariatan
b. Menjaga keamanan pada saat kegiatan acara berlangsung
c. Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatan
d. Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak ketiga
9. SEKSI KESEHATAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi kesehatan adalah sebagai berikut :
a. Apabila peserta/pasien sakit, meyediakan obat sesuai diagnose/penyakit,
9. SEKSI SEKRETARIATAN
Fungsi dan Tugas kerja seksi kesekretariatan adalah sebagai berikut :
a. Menata dan menjaga kelengkapan sekretariatan
b. Bekerja sama dengan Wakil sekertaris untuk menulis dan melengkapi surat-surat dalam kegiatan
SEKSI DEKORASI
Fungsi dan Tugas kerja seksi Dekorasi adalah sebagai berikut :
a. Melengkapi dekor Ruangan
b. Potong Tema kegiatan dan Rias Ruangan.